Presupuestos Anuales a las Comunidades
La Ley de Propiedad Horizontal recoge que los gastos de las comunidades de propietarios serán repartidos entre todos los vecinos de acuerdo con su coeficiente de propiedad a no ser que existan otros acuerdos al respecto.
Los presupuestos tienen carácter anual, pero no tienen necesariamente que corresponderse con el año natural. En algunos casos será así, pero también se puede acordar cualquier otra fecha para comenzar el presupuesto.
El gestor de la comunidad debe de elaborar una previsión de gastos para el año siguiente. Esta previsión recoge todos los gastos previstos de servicios, personal, mantenimiento y de la propia gestoría y también debe de tenerse en cuenta el fondo de reserva que en algunas Comunidades Autónomas supone un porcentaje determinado sobre el presupuesto previsto para el año que comienza.
Es importante que en la previsión de gastos figure una cuantía en concepto de imprevistos que sirva para que, en caso de que haya que realizar algún trabajo extra, no sea necesario recurrir a una derrama o esta no sea demasiado elevada.
Se elabora también una previsión de ingresos, generalmente el pago de las cuotas establecidas y, si los ingresos no fueran suficientes para cubrir los gastos, tendría que plantearse un aumento de las cuotas, a no ser que la comunidad tuviera dinero acumulado de años anteriores en cuantía suficiente.
La previsión de gastos e ingresos debe de ser aprobada por la comunidad de propietarios y la labor del gestor será la de explicar de manera clara estas previsiones a todos los propietarios para que no haya duda alguna.
Es habitual que al tiempo que se aprueba la previsión de gastos para un año, se aprueben las cuentas del año anterior. Antes de la reunión es importante que todos los propietarios puedan disponer de un informe elaborado por el gestor en el que se expliquen claramente los ingresos que ha habido y todos los gastos.
Esta explicación debe de ser muy detallada y acompañada, si procede, de la copia de los movimientos bancarios que la prueben. No debe de quedar duda alguna sobre la claridad de las cuentas para ningún vecino y esta es una de las labores más importantes de un gestor.
Gestión de Impagos
La gestión de impagos es uno de los trabajos más requeridos en las gestorías que trabajan con comunidades de vecinos. Propietarios que no abonan las cuotas mensuales o que no quieren hacerse cargo de una derrama, bajos comerciales que consideran que no tienen que participar en el pago de una obra determinada o conflictos sobre la cantidad que corresponde abonar a cada propietario son las causas más comunes de morosidad en las comunidades.
Estas deudas tienen consecuencias para la comunidad ya que pueden afectar seriamente a su liquidez. También las tiene para el moroso, siendo la primera de dichas consecuencias la pérdida del derecho a votar en las juntas de propietarios, aunque no se les puede prohibir que acudan. Del mismo modo tampoco se les puede impedir el uso y disfrute de las zonas comunes, como la piscina.
Lo habitual en estos casos es que la gestoría trate en un primer momento de cobrar el dinero por vía extrajudicial. Para ello debe de enviar un burofax al vecino moroso solicitándole le pago de la deuda. En algunos casos, este impago puede ser motivado por un problema económico, si es así y el moroso se ofrece a pagar la deuda poco a poco a la comunidad, esta pueda acordar no continuar dando pasos adelante.
Pero si el vecino se niega a realizar el pago o a llegar a ningún tipo de acuerdo se pasa entonces a la acción judicial. Para ello el gestor debe de exponer en la junta de vecinos el alcance de la deuda y explicar qué es lo que se quiere hacer para que se someta a votación.
Lo habitual en estos casos es que la junta apruebe recurrir al procedimiento monitorio, que es el que permite una resolución rápida del caso y que además es muy barato ya que no se precisa abogado ni procurador.
El moroso puede llegar a responder con sus bienes de la deuda contraída por la comunidad. La justicia ha mejorado mucho en este sentido y ahora es mucho más sencillo que la comunidad pueda cobrar el dinero que se le adeuda.
Acuerdos con el Colegio de Administradores
Los Colegios de Administradores de Fincas son corporaciones por personalidad jurídica propia en la que están asociados los administradores de fincas que libremente lo deseen de una zona determinada. Estos Colegios tienen, entre sus funciones las siguientes:
- Presentar una lista pública de sus asociados. A ella podrán acudir a consultar, por ejemplo, las comunidades de propietarios que necesiten contratar a un administrador. Al recurrir a uno colegiado tendrán más garantías de profesionalidad.
- Ofrecer a sus asociados información legal actualizada. Mediante diferentes publicaciones periódicas o contactando por los medios previamente pactados, como el correo electrónico, los Colegios mantienen a sus asociados al día de todas las leyes o normas que puedan afectarlos en el cumplimiento de sus deberes.De este modo, tienen la garantía de que siempre estarán actualizados en el ejercicio de su profesión y contarán con información siempre al día. También podrán realizar en el Colegio las consultan que consideren oportunas para el desarrollo de su trabajo.
- Otros servicios para sus asociados. Los administradores colegiados pueden contar con una serie de servicios que benefician a la comunidad de propietarios y que pueden variar entre uno colegio y otro. Algunos de los habituales son los siguientes:
- Arbitrajes. Entre los administradores y los propietarios de fincas pueden surgir conflictos. El colegio puede actuar como árbitro en los mismos ofreciendo un punto de vista imparcial y legalmente fundamentado para ayudar a la resolución del problema.*Registros de morosos. Tanto de propietarios como de inquilinos. Este servicio es muy importante especialmente cuando un propietario quiere alquilar su vivienda, ya que puede pedirle al administrador que compruebe si la persona que quiere firmar el contrato está en este registro. Del mismo modo, si un propietario o inquilino de una de las fincas que administre un colegiado comete impagados, podrá ser incluido en este registro, para que el resto de administradores lo sepan.
- Bolsas de alquileres. Es otro servicio interesante para las comunidades, ya que los propietarios que quieran alquilar su vivienda podrán incluirlas en estas bolsas.
- Convenios con otras entidades. Como por ejemplo compañías de seguros, que pueden realizar ofertas más económicas para los administradores colegiados.
Obligaciones Fiscales de las Comunidades
El pasado 1 de enero de 2014 entró el vigor el Real Decreto 828/2013 que afectó, y mucho, a las obligaciones fiscales de las comunidades de vecinos. Estas comunidades pasaron de no tener prácticamente ninguna obligación si no tenían ingresos, a tener que presentar la declaración de operaciones con terceras personas mediante el modelo 347.
Hasta esa fecha, las únicas comunidades que tenían que presentar cuentas con Hacienda eran aquellas que desarrollaban actividades empresariales y arrendamientos. Por ejemplo, las comunidades que alquilan un local comercial, que alquilan la fachada para poner anuncios publicitarios o arrendaban parte del tejado para una antena de teléfonos.
En este caso también hay ciertos cambios ya que ahora deben de presentar a mayores el modelo 347 junto con el modelo 184 que ya venían cubriendo hasta la fecha y que es el que se utiliza para pagar el IVA.
Pero, ¿qué es lo que deben de declarar las comunidades de vecinos que no tengan este tipo de ingresos? Pues actualmente tienen la obligación de declarar operaciones con terceros realizadas durante el ejercicio y que hayan superado los 3.005,06 euros. Aquí no irían incluidos los pagos de servicios como la luz, el agua o la calefacción, pero sí tendrían que declararse, por ejemplo, el pago de una obra que superara este importe o los gastos de gestión si superaran esta cifra.
No realizar estos pagos pueden acarrear sanciones muy importantes de hasta 20.000 euros pero lo peor de todo es que excluye a la finca de la posibilidad de solicitar ayudas y subvenciones públicas ya que al presentar las cuentas, si no van incluidos estos modelos debidamente abonados, no serán tenidos en cuenta.
Realizar estos trámites con Hacienda, especialmente cuando también hay que tramitar el pago del IVA, puede resultar complicado para personas que no tienen conocimientos de administración y no están familiarizados con los formularios de Hacienda.
Por eso, ahora más que nunca es muy importante que una gestoría especializada sea la encargada de llevar a cabo estos trámites asegurándose así de abonar lo correcto y siempre en plazo.
Documentación de las Comunidades
Dependiendo de los servicios que tenga una finca tendrá que disponer de diferentes tipos de documentos, pero la documentación de comunidades básica que hay que tener de manera obligatoria es la siguiente:
- Escritura de división horizontal. En esta escritura figura la división de la propiedad por pisos y locales, así como los coeficientes de propiedad y participación en los gastos. Muchas comunidades carecen de este documento, pero es posible conseguir una copia en la notaría en la que se realizó o en el Registro de la Propiedad.
- Licencia de primera ocupación.
- Plano de la finca. El plano de la finca, si es posible, debe de contener todas las instalaciones y los proyectos.
- Estatutos de la comunidad si los hubiera. No es obligatorio que la comunidad tenga unos estatutos aunque es lo más habitual. Si estos existen, deben de estar obligatoriamente a disposición de todos los propietarios.
- Libro de actas. Debe de estar debidamente registrado en el Registro de la propiedad. Aquí se recogen las actas de todas las juntas que se hayan realizado tanto las ordinarias como las extraordinarias.
- Tarjeta de alta en Hacienda o Número de Identificación fiscal. Se obtiene en Hacienda cubriendo el impreso correspondiente y presentando el libro de actas.
- Contratos de suministros. Luz, agua, contrato de mantenimiento del ascensor o de la caldera etc. Todos estos documentos deben de estar disponibles y revisarse cada cierto tiempo por si es posible cambiar a condiciones más ventajosas.
- Otras licencias y certificados si se trata de una obra nueva que todavía esté en garantía, tales como la licencia de obra, los proyectos etc.
- Documentación de los empleados. Si la comunidad tiene empleados deberá de tener copia de los contratos, de los pagos a la seguridad social, de las nóminas, tener un contrato con una Mutua y estar al día en todos los temas relacionados con Riesgos Laborales.
En muchos casos, uno de los primeros trabajos de la gestoría que es contratada por una comunidad de propietarios, es el de reunir toda esta documentación, especialmente en el caso de edificios muy antiguos en los que nunca un gestor profesional se encargó de la administración de la finca.
Convocatoria de Junta e Incidencias
El artículo 16.2 de la Ley de Propiedad Horizontal establece que como norma general será el presidente de la comunidad de propietarios el encargado de convocar a la junta. De manera excepcional también pueden convocarla una cuarta parte de los vecinos o aquellos que sumen al menos un 25% de las cuotas de participación.
La gestoría encargada de la gestión de la comunidad será la que se ocupe de la redacción de la convocatoria, que irá firmada por el presidente. En ella deberá de figurar:
- Lugar día y hora de la primera convocatoria y de la segunda convocatoria.
- Orden del día.
- Relación de propietarios morosos que no tiene derecho a voto.
Si algún vecino quisiera que se tratara algún tema de interés para la comunidad puede solicitarlo por escrito al presidente para que se incluyan en el orden del día.
La citación para la junta se hará por escrito a cada propietario en el domicilio de dicha comunidad o en la dirección que haya dejado para tal efecto. Previa autorización también se puede efectuar la convocatoria a través del correo electrónico.
Se debe de realizar, como mínimo una junta anual que será convocada al menos con seis días de antelación. Se podrán convocar las juntas extraordinarias que sean necesarias convocándolas con la mayor antelación posible, aunque en este caso no se fija un plazo determinado.
Si en la primera convocatoria no están presentes la mayoría de los propietarios que representen a su vez más del 50% de las cuotas de participación se tendrá que esperar a la segunda convocatoria para la cual no hace falta quórum.
Los acuerdos de la junta de propietarios pueden ser impugnados por alguno de los propietarios en el caso de que sean contrarios a la Ley, perjudiquen a la comunidad en beneficio de algún propietario o le causen a él un grave perjuicio que no tenga obligación jurídica de soportar.
Esto quiere decir que los acuerdos de la junta de propietarios tienen que ser tomados siempre conforme a la Ley y velando siempre por el interés de todo los propietarios.
Reclamaciones en Comunidades
En las comunidades de propietarios a veces es necesario presentar reclamaciones y quejas de manera oficial. El gestor puede encargarse de realizar todos estos trámites que también pueden ser realizados por los propietarios en casos concretos. Estos son algunos de los más habituales:
- Reclamaciones de deudas. Cuando un propietario no cumple con sus obligaciones de pago de cuotas o derramas hay que llevar a cabo primero procedimientos extrajudiciales para poder cobrar y si no se consigue de este modo, se tendrá que realizar la petición inicial de juicio monitorio para reclamación a propietario moroso. Para este trámite no es necesario procurador ni abogado.
- Juicio de equidad para aprobación de acuerdos. A veces, la comunidad de propietarios no logra alcanzar las mayorías necesarias para tomar acuerdos importantes. En este caso, se recurre a la vía judicial para que sea un juez el que resuelva en el plazo de veinte días, tal y como marca la Ley de Propiedad Horizontal. El juez también decidirá sobre el pago de las costas.
- Requerimiento a vecino que realiza actividades prohibidas o molestas. Previo requerimiento de los vecinos por escrito, el presidente de la comunidad puede realizar a su vez un requerimiento al vecino que está llevando a cabo estas actividades para que cese en las mismas.
- Renuncia al cargo de presidente. Es obligatorio que todos los propietarios sean presidentes cuando les toca en el turno establecido. No obstante, la persona que es designada puede pedir que la junta de propietarios acepte su renuncia por motivos justificados. Si la junta no lo acepta, puede recurrir a la vía judicial.
- Gestión de peticiones para no abonar gastos no necesarios. Hay obras en la comunidad que no son necesarias, por ejemplo un parque de juegos infantiles o una piscina. En este caso, un vecino puede solicitar no abonar este tipo de gastos y estaría en su derecho. Eso sí, no podrá utilizar estas obras y en caso de que lo haga, se le solicitaría el pago de su parte más los intereses correspondientes.
- Venta de pisos. Si un propietario vende su vivienda o su bajo comercial está obligado a comunicarlo a la junta de propietarios de manera fehaciente, proporcionando los datos del nuevo propietario. De no hacerlo se le puede requerir por escrito para que lo comunique.
Contratación y Gestión de Servicios
Uno de los trabajos de los que se ocupa el administrador de una finca es el de la contratación y gestión de servicios. Estos servicios son básicamente:
- Luz. Cualquier edificio necesita un contrato de luz para iluminación de las zonas comunes.
- Agua. El servicio de agua es habitual en cualquier edificio de gran tamaño.
- Calefacción. Si hay una calefacción central en el edificio se tendrán que contratar servicios para su funcionamiento, ya sea gas, gasóleo o cualquier otro material.
- Seguros. En una comunidad de propietarios debe de haber como mínimo un seguro del edificio aunque puede haber otros a mayores, como es el seguro de la caldera.
- Contratos de limpieza. Actualmente, lo habitual es que estos contratos sean con una empresa de limpieza que se encarga de todo el trabajo y que gestiona al personal.
- Contratos de mantenimiento. Las comunidades grandes pueden tener contratada a una persona para mantenimiento o tener un contrato con una empresa para realizar diferentes trabajos de electricidad, fontanería, jardinería etc.
- Porteros. Pueden ser contratos personales o un contrato con una empresa que sea la que proporcione el personal. En el primer caso, se cuenta siempre con las mismas personas pero hay que gestionar sus contratos, el contrato de la Mutua de trabajo, realizar los pagos a la Seguridad Social y buscar personal sustituto para bajas laborales y vacaciones.
La gestoría no solo se encarga de comprobar que todos estos contratos estén en vigor y las facturas sean pagadas con regularidad. Cada cierto tiempo debe de revisar las condiciones y los precios de mercado para comprobar si puede haber alguna otra opción más interesante que pueda ahorrar dinero a los propietarios. En este caso, propondría los cambios en una junta de propietarios.
La gestoría se encarga también de recoger cualquier queja que los vecinos puedan tener sobre estos servicios y tratar de resolverla. Cuando se producen varias quejas sobre un mismo servicio se debe de valorar la posibilidad de realizar un cambio de contratación.
